第16集｜WorkBuddy＋Excel：做一个每周自动更新的销售库存看板｜AI自动化办公

提示词 1｜先检查原始数据，不急着做看板
请读取当前文件夹中的《门店本周销售库存原始数据.xlsx》，先不要制作最终看板。

请完成以下检查：
1. 识别所有工作表、字段名称、数据类型和记录数量；
2. 检查门店编码、门店名称、大区之间是否存在不一致；
3. 检查 SKU、商品名称、品类、季节、色系、颜色、尺码是否有空值或异常拼写；
4. 检查期末库存件数是否等于“期初库存件数＋本周到货件数－本周销售件数”；
5. 检查销售件数为 0 时，销售额、销售成本、成交单数是否仍出现异常数值；
6. 检查同一周、同一门店、同一 SKU 是否存在重复记录；
7. 检查门店目标表中是否每家门店只有一条本周目标。

请先输出一份《原始数据检查报告》，列出发现的问题、所在行、建议处理方式和需要我确认的口径。未经我确认，不要修改原始数据。

演示重点
先让 AI 证明它读懂了数据，再进入制作阶段。
发现问题时不要擅自补数，必须标注并等待人工确认。

提示词 2｜创建工作簿结构和参数字典
原始数据检查已完成。请在原文件基础上另存一个新文件，命名为《女装商品运营周报看板_工作版.xlsx》，不要覆盖素材文件。

请创建以下工作表：
01_原始数据、02_参数与字典、03_指标汇总、04_可视化看板、05_门店对比、06_使用说明。

具体要求：
1. 将销售库存明细和门店目标复制到“01_原始数据”，分别转换为规范的 Excel 表格；
2. 原始数据区只允许追加新行，不允许手工删除历史周次；
3. 在“02_参数与字典”中自动生成周次、大区、门店、季节、品类、色系、尺码的唯一值列表；
4. 增加“全部”选项，供后续筛选使用；
5. 写清七个核心指标的中文名称、公式口径和异常处理规则；
6. 暂时不要创建图表，先检查工作表名称、表格名称和字段引用是否稳定。

完成后告诉我：新建了哪些表、原始数据表的名称是什么、后续公式应引用哪些字段。

提示词 3｜搭建可筛选的指标汇总页
请继续制作“03_指标汇总”。

在页面顶部设置三个下拉筛选框：周次、大区、门店。大区和门店都要包含“全部”；当选择某个大区时，门店可以继续选择该大区中的具体门店，也可以选择全部门店。

请使用 Excel 公式完成，不使用 VBA，不把结果写成固定数值。核心指标包括：
1. 销售目标、销售额、目标完成率；
2. 销售件数、售罄率、动销率；
3. 毛利额、毛利率、折扣；
4. 件单价、客单价；
5. 期末库存件数和库存金额（按吊牌价估算）。

然后分别按品类、色系、尺码汇总销售件数、销售额和期末库存件数；按季节汇总期末库存件数和库存占比。

要求：
- 所有结果必须随三个筛选框变化；
- 使用 IFERROR 或分母判断避免除零错误；
- 每个指标旁边保留口径说明；
- 公式优先使用结构化引用、SUMIFS、COUNTIFS、UNIQUE、FILTER 等常规 Excel 公式；
- 完成后抽样核对一个门店的销售额和库存件数，并写出核对过程。

知识点
	•	纯公式：低，只要懂函数嵌套，直接单元格输入，普通人可上手；
	•	VBA：高，需要懂编程语法、对象模型（Workbook/Worksheet/Range）、循环、判断、调试，有代码学习成本。
2. 文件格式差异（非常关键）
	•	纯公式：保存为 .xlsx 标准格式，任何电脑直接打开，无兼容性警告；
	•	VBA 带宏文件：必须存为 .xlsm 启用宏工作簿，否则代码丢失；陌生电脑打开会默认禁用宏，需要手动开启，存在安全弹窗。

提示词 4｜根据汇总结果制作可视化看板
请根据“03_指标汇总”制作“04_可视化看板”。

页面顶部继续保留周次、大区、门店三个筛选框，并与指标汇总页使用同一组参数。

看板结构：
1. 第一行 KPI 卡片：目标完成率、售罄率、动销率、毛利率、折扣、件单价、客单价；
2. 品类销售：销售额和销售件数的横向条形图；
3. 色系销售：销售额占比图；
4. 尺码销售：销售件数柱形图；
5. 库存结构：按季节、品类、色系、尺码展示期末库存件数或占比；
6. 页面底部增加文字提醒：低完成率、低动销、高库存或异常折扣的项目。

要求：
- 图表必须引用汇总表，不得直接复制固定数字；
- 统一字体、间距和数字格式，避免使用过多颜色；
- 百分比保留 1 位小数，金额使用千分位；
- 当筛选条件改变时，KPI 和图表必须一起变化；
- 完成后说明每张图表的数据来源区域。

提示词 5｜增加门店对比与异常识别
请制作“05_门店对比”。

按当前选择的周次和大区，列出各门店的销售目标、销售额、目标完成率、售罄率、动销率、毛利率、折扣、件单价、客单价和期末库存件数。

要求：
1. 默认按目标完成率从高到低排序；
2. 用条件格式标记低于 80% 的目标完成率、低于整体平均值的动销率，以及库存件数明显偏高的门店；
3. 增加“销售额与库存件数”的门店对比图；
4. 不使用手工复制结果，必须跟随周次和大区筛选自动变化；
5. 在表格右侧生成一段简短经营观察，只描述数据现象，不替代业务人员做最终判断。

提示词 6｜建立每周追加和历史保留机制
请完善“06_使用说明”，写清每周更新流程：
1. 把新一周销售库存明细追加到原始数据表底部；
2. 把新一周门店目标追加到目标表底部；
3. 不新建“第1周、第2周”式工作表，不覆盖历史记录；
4. 检查新周次是否自动进入下拉列表；
5. 切换到新周次，确认指标、图表和门店对比全部更新；
6. 将确认后的文件另存为带周次的归档副本。

同时检查所有公式引用是否会随着 Excel 表格新增行自动扩展。若不会，请修正为可扩展的结构化引用。

提示词 7｜最终检查，不要只看图表好不好看
请对《女装商品运营周报看板_工作版.xlsx》执行最终质量检查：
1. 扫描 #REF!、#DIV/0!、#VALUE!、#NAME?、#N/A 等公式错误；
2. 检查周次、大区、门店三个筛选条件的所有组合；
3. 抽样选择一家门店，手工汇总原始数据，与看板中的销售额、销售件数、期末库存和目标完成率对比；
4. 检查售罄率、动销率、毛利率、折扣、件单价和客单价的分母是否正确；
5. 检查图表标题、单位、百分比和金额格式；
6. 检查新增一条测试周次后，公式、下拉框和图表是否自动扩展；
7. 输出《最终检查报告》，列出已通过项目、发现的问题、修正内容和仍需人工确认的事项。

不要删除原始数据，不要为了让图表好看而修改业务数值。

这节课真正要带走的能力
AI 不只是替你画图，而是帮你把数据检查、指标口径、公式结构、筛选逻辑和更新流程连成一个项目。
素材包只保留第一步输入，课程价值来自学员跟着提示词把结果逐步搭出来。
每周追加数据而不是覆盖旧数据，才能做历史对比，也才能让看板成为长期工具。
先检查，再搭结构；先确认口径，再做可视化；最后一定要抽样复核。